Le choix d’une plateforme LMS, c’est celui d’un outil, d’une technologie capable de répondre aux besoins de l’entreprise. Il importe donc que le département formation, maître d’ouvrage du projet la plupart du temps, s’assure du bon « matching » entre les besoins de formation et les fonctionnalités du LMS. Cela suppose bien sûr une bonne connaissance des besoins, leur expression suffisamment claire et complète pour être transmise aux fournisseurs identifiés, cette expression des besoins supposant elle-même un minimum de connaissances sur les possibilités et des limites d’utilisation d’un LMS, connaissances qui a pour objet les fonctionnalités de base (le coeur fonctionnel) et les fonctionnalités avancées.

L’expérience et les études(*) montrent que la plupart des entreprises se contentent d’utiliser les fonctionnalités de base : diffusion de modules e-learning auxquels les salariés et apprenants pourront accéder via le navigateur installé sur leur PC, traçage d’un certain nombre de données (statut de la formation - commencée, terminée, en cours -, du temps passé, des résultats aux évaluations), reporting différencié de ces données auprès du département formation, des managers concernés ou des apprenants eux-mêmes. Tout un ensemble de fonctionnalités (assemblage de modules e-learning en parcours, gestion des apprenants et des groupes, communication via le Web mail, etc.) gravitent autour de ce coeur fonctionnel : ce sont des fonctionnalités de confort indispensables qui permettent de différencier les plateformes existantes.  Le département formation qui veut investir dans ce type d’outil doit s’assurer que ces fonctionnalités de base (fonctionnalités de confort comprises) répondent bien à ce qui figure dans son expression des besoins (cahier des charges)… avant de s’assurer des autres possibilités offertes.

Les fonctionnalités avancées proviennent d’un considérable effort des éditeurs de solution, depuis une dizaine d’années, pour anticiper sur les besoins de formation des entreprises. Cette anticipation est souvent partie de l’observation des pratiques de formation. Par exemple la prise en compte du présentiel, qui est évidemment loin d’avoir dit son dernier mot, est à l’origine des fonctionnalités « blended learning » des plateformes (possibilités d’assembler des objets de formation distanciels ou présentiels dans les parcours de formation) ; la volonté de simuler en ligne un stage de formation traditionnel a abouti à des plateformes de classe virtuelle qui viennent compléter le fonctionnel LMS. De même, les fonctionnalités de type réseau social qui permettent à un apprenant de publier son profil, de noter la qualité des ressources disponibles sur la plateforme ou d’échanger avec des experts (au premier chef les formateurs) sont un prolongement de l’action de formation : nombre de formateurs « à l’ancienne » auraient apprécié de poursuivre les échanges avec leurs stagiaires s’ils avaient pu disposer des outils pour le faire. Il faut admettre qu'un grand nombre des fonctionnalités LMS avancées ont été inspirées par les professionnels de formation, à partir de leurs pratiques effectives, et que ce mouvement ne devrait pas se tarir ; on peut penser, notamment, que les plateformes LMS finiront par trouver leur place dans les salles de formation, au moment où l’on tente de ré-enchanter la formation présentielle.

Cette connaissance du fonctionnel LMS fait parfois encore défaut aux professionnels de formation. C'est dommage, car elle est essentielle au département formation qui souhaite se moderniser autour du numérique. Les fonctionnalités de base doivent être bien identifiées, car elles sont immédiatement utiles : elles suffiront le plus souvent, avec une argumentation convenable, à emporter la décision d’investissement. Quant aux fonctionnalités avancées, elles permettent de dessiner l’avenir des missions et dispositifs de formation.

*Etude Féfaur, novembre 2014 : Gestion de la formation et des talents : plateformes et usages